CRM-Beratung & Auswahl: Warum Ihr Implementierungspartner kein neutraler Berater ist

Die Entscheidung für ein CRM-System prägt Ihre Unternehmensprozesse für das nächste Jahrzehnt – doch wer Sie bei dieser Wahl begleitet, entscheidet oft mehr über den eigenen Profit als über Ihren tatsächlichen Projekterfolg.

Wenn Sie eine CRM-Investition planen, stehen Sie vor einer Entscheidung, die Ihre Prozesse für die nächsten 10 Jahre prägen wird. Doch viele Unternehmen tappen bereits in der ersten Phase in die „CRM-Auswahlfalle“: Sie lassen sich von demjenigen beraten, der am Verkauf der Software verdient.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum die Trennung von Beratung und Implementierung über Ihren Projekterfolg entscheidet und wie eine methodische CRM-Auswahl den ROI massiv steigert.

Der Interessenkonflikt: Das Geschäftsmodell der Systemhäuser

Ein Systemhaus, das Partner eines CRM-Softwareherstellers (wie Salesforce, Microsoft Dynamics, SAP, Adito, CAS, Hubspot oder andere) ist, kann nicht neutral beraten. Warum? Weil sein wirtschaftlicher Erfolg auf zwei Säulen basiert:

1. Lizenzprovisionen: Der Partner erhält Prozente auf jeden verkauften User-Account.
2. Auslastung des Tech-Stacks: Das Ziel ist es, Programmierstunden in genau dem System zu generieren, auf das die eigenen Mitarbeiter geschult sind.

Die Folgen für Ihr Unternehmen:

• Geschäftsführung: Sie sehen steigende Implementierungskosten bei einem ROI, der weit hinter den Versprechungen zurückbleibt.
• Vertrieb: Sie erhalten ein Tool, das zwar für Administratoren glänzt, aber die Sales-Mannschaft im Alltag durch Komplexität ausbremst.
• Marketing: Sie zahlen für Enterprise-Features, die Ihre Daten-Silos eher zementieren als auflösen.

Die Lösung: Das 3-Phasen-Modell der unabhängigen CRM-Auswahl

Käsehage & Lauterhahn bricht dieses Muster durch konsequente Unabhängigkeit. Wir verkaufen keine Lizenzen. Wir haben keine Partnerverträge. Unser Ansatz folgt einer klaren methodischen Tiefe, die über die reine IT-Anschaffung hinausgeht.

Phase 1: Der CRM-Fitness-Check (Ist-Analyse)

Bevor wir über Software sprechen, schauen wir uns das Kundenmanagement Ihres Unternehmens genau an.

• Wo liegen die Brüche in der Customer Journey?
• Welche Datenleichen bremsen den Vertrieb?

Ziel: Wir definieren den Reifegrad Ihrer Organisation und klären die Erwartungshaltung der Stakeholder.

Phase 2: Prozess-Design & Lastenheft (Soll-Konzeption)

Ein CRM-System sollte Ihre Prozesse unterstützen, nicht diktieren. Wir erstellen ein detailliertes Lastenheft, das Ihre Anforderungen priorisiert (Must-have vs. Nice-to-have). Dies ist Ihr „Schutzschild“ gegen unnötigen „Scope Creep“ (uferlose Erweiterungen) in der späteren Umsetzung. Und wir erstellen eine Roadmap als Fahrplan für die sukzessive Einführung der CRM-Software.

Phase 3: Der strukturierte „Beauty Contest“ (Marktsondierung)

Wir führen eine neutrale Marktsondierung durch. Dabei begleiten wir die Anbieter-Präsentationen und stellen die kritischen Fragen, die ein Laie oft übersieht.

Der Clou: Wir vergleichen nicht nur Funktionen, sondern auch die Entwicklung der „Total Cost of Ownership“ (TCO) über mehrere Jahre.

Vergleich Systemhaus und K&L CRM-Beratung

Checkliste: 5 Warnsignale für eine befangene CRM-Beratung

Woran erkennen Sie, dass Ihr Berater nicht in Ihrem Interesse handelt?

1. Produkt-Fokus: Der Berater beginnt das Gespräch mit Software-Features statt mit Ihren Geschäftszielen.
2. Mangelnde Auswahl: Es werden nur 1-2 Systeme vorgeschlagen, die zufällig im eigenen Portfolio sind.
3. Schnelligkeit vor Gründlichkeit: Die Bedarfsanalyse dauert nur wenige Stunden (oder entfällt ganz).
4. Partner-Logos: Auf der Website der Beratung prangen Logos von Software-Herstellern („Gold-Partner“), manchmal sind diese auch erst auf einer Unterseite zu finden.
5. Fixierung auf Lizenzen: Die Empfehlung zielt oftmals auf die teuerste Enterprise-Version.

Fazit: Sichern Sie Ihre Investition durch Objektivität ab

Ein CRM-Projekt ist eine strategische Neuausrichtung. Setzen Sie auf eine Instanz, die auf Ihrer Seite des Tisches sitzt. Sorgen Sie dafür, dass die Software Ihren Erfolg beflügelt, statt ihn in hohen Wartungskosten und Frustration zu ersticken.

Käsehage & Lauterhahn CRM-Beratung: Unabhängigkeit für messbare Ergebnisse.
 

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Nutzen Sie unseren CRM-Fitness-Check oder vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch!

Ist eine unabhängige Beratung nicht ein zusätzlicher Kostenfaktor?

Im Gegenteil. Durch die Vermeidung von Fehlkäufen, überdimensionierten Lizenzen und unnötigen Customizing-Stunden amortisiert sich die Beratung meist schon während der Auswahlphase.

Kann ich die Auswahl nicht allein durchführen?

Natürlich, aber der CRM-Markt ist unübersichtlich. Unabhängige Experten kennen die Stärken und Schwächen der Anbieter und ihrer System und wissen, was ein System wirklich leisten kann, wenn die Präsentation des Verkäufers vorbei ist.

Warum ist Käsehage & Lauterhahn CRM-Beratung der richtige Partner für den Mittelstand?

Weil wir CRM nicht als IT-Projekt, sondern als Management-Thema verstehen. Wir kombinieren methodische Strenge mit der Pragmatik, die mittelständische Unternehmen benötigen.